I Folkekirken arbejder vi under to overenskomster: én fra staten og én med et kald fra Himlen. Dette dobbeltmandat kan føles som en spændetrøje, især når nye regler og krav, såsom EU’s indførelse af tidsregistrering, presses ned over hovedet på en værdibaseret organisation som Folkekirken.
I vores lokale sognehus går nogle medarbejdere til pause præcis kl. 9.30 og 12, og rejser sig efter en halv time. Men præsten får pludselig besøg af nogle frivillige, der har brug for at snakke. Er det så stadigt en kaffepause eller er vi i gang med en sjælesørgerisk samtale …. Og hvordan i al verden tidsregistrerer vi det åndelige?
Normering og bundlinje vækker ikke tro
Normalt er tidsregistrering et værktøj, der tages i brug, når politikere ønsker at få styr på en offentlig institution. Er der f.eks. ansatte nok til at dække en ordentlig normering på en institution, eller arbejder medarbejderne på en virksomhed effektivt nok med de rigtige opgaver? Kan vi få gevinst, så vi opnår målene med den minimale brug af ressourcer? Folkekirken er ikke styret af en økonomisk bundlinje, men af åndelige og menneskelige værdier som at hjælpe og følges med mennesker i alle livssituationer og skabe et fællesskab for at vække tro.
Hvordan tidsregistrerer vi det åndelige
”Overvågning!” råber kirkens ansatte, når den stærkt selvledende kultur skal tidsregistrere. Motivationen daler, når vi får påduttet tiltag fra provst, biskop, kirkeminister og senest fra EU, der jo slet ikke forstår den folkekirkelige særordning. Hvad nytter det?
Selvom jeg kun i særlige tilfælde bruger tidsregistrering, siger forskningen, at vi kan styrke tilliden og trivslen ved at bruge det sundt. Lad os for et øjeblik være proaktive, og finde en vej, hvor vi kan forene praktiske arbejdsredskaber med menneskelige og åndelige værdier. I stedet for at gå i selvsving eller baglås, må vi gå til biddet, og turde tale om:
- Hvordan sikrer vi gode rutiner, hvor rapporteringskravene ikke bliver tyngende, men en god måde at vejlede vores arbejdsindsats på?
- Hvordan undgår vi de ansatte bliver demotiverede og negative, og i værste fald får skyldfølelse eller en følelse af at mislykkes?
- Hvordan eliminerer vi en målforskydning, hvor tidsrapporteringskravene ikke er forankret i kirkens mål og mission?
Lad os dykke ned i hvordan.
Ressourcestyring og gennemsigtighed
I mange organisationer mødes man på et bestemt tidspunkt hver dag i et kvarter for at sætte post-it-sedler op på en tavle. På disse sedler står konkrete arbejdsopgaver, som man i dag eller nærmeste fremtid står med i sine hænder. Det kræver stor tillid at være åben om sine opgaver, men der hvor jeg selv har indført disse ”tavlemøder”, har medarbejderne pludselig fået en indsigt og et fællesskab omkring et fælles mål, der skal løses. Selvom de sidder med meget forskellige ansvarsområder, får de et enestående overblik over, hvor de går hen – sammen. Og hvilke delmål der bliver løst, for at nå derhen.
Tidsregistrering kan tilsvarende være et positivt styringsværktøj for os i Folkekirken, fordi det giver et overblik over, hvordan vores ressourcer bruges, og hvor vi kan optimere og måske hjælpe hinanden med de opgaver, der hænger eller presser.
”Jeg er her for at spille dig bedre”, var fodboldklubben FC Rosenborgs slogan. Klubbens filosofi var at fremme teamwork og individualitet inden for en kollektiv ramme. Hver spiller løftede både sig selv og sine medspillere for at opnå bedre resultater både på og uden for banen.
Ved at registrere vores tid kan vi identificere, hvilke opgaver der fylder mest, og sikre, at vi kan fokusere på vores kerneopgaver og hjælpe hinanden med at ”spille bedre”. Måske sidder der en graver med kompetencer og nådegaver, som ikke bliver udnyttet, som hun vil shine i, hvis f.eks. kordegn eller præst tør være åbne om sit behov og vil modtage hjælp – og omvendt. Arbejdstidsmålinger skaber en gennemsigtighed i arbejdsfordelingen, som kan være med til at værdsætte alles bidrag objektivt.
Planlægning og prioritering mindsker stress
Jeg har mødt mange sprudlende kreative og ustrukturerede medarbejdere rundt om i kirke- og organisationsverdenen. Når vi registrerer vores tid, får vi en præcis forståelse af, hvilke opgaver der fylder mest, og hvor vi kan prioritere bedre. Denne positive feedback kan forbedre vores planlægning og sikre, at vi fokuserer på de aktiviteter, der har størst værdi for menigheden. Alle mennesker må lære at skelne mellem kerneopgaver, der har høj værdi, og dem, der kan nedprioriteres eller uddelegeres.
Når jeg lykkes med at skabe god struktur, fremelsker jeg tryghed hos mennesker omkring mig. Jeg sikrer, at min tid bruges effektivt og meningsfuldt, til gavn for både mig selv, mine kolleger og menighedens behov.
Det styrker arbejdsmiljøet, og identificerer overarbejde og stress. Vi kan først tage hånd om medarbejderne, før de brænder ud, når vi får et klart billede af arbejdsbyrden.
Alle har brug for at være i konstant læring for at forbedre vores arbejde. Ligesom en fitnesscoach sørger for at kroppen er toptrimmet, kan tidsregistrering hjælpe med objektiv dokumentation på områder, hvor de ansatte gerne vil eller har brug for relevante træningsmuligheder og kompetenceløft. Det er også nyttigt ved rapportering til menighedsråd og provstiudvalg, så deres ledelsesmæssige beslutninger og planlægning bliver understøttet.
Fra byrde til tillid og læring
Jeg er bestemt ikke fan af tidsregistrering og hierarki. Jeg er faktisk dybt bekymret, fordi jeg i mit arbejde som ledelses- og kirkekonsulent jævnligt ser, at det bliver opfattet som mistillid. Vi vil ikke overvåges med en forældet logik om, at vi tager dårlige beslutninger og (mis-)bruger tiden på andet end kerneopgaver.
Men når jeg taler med ledere, medarbejdere og frivillige handler det oftest om, hvordan vi (gen-)opbygger tillid for at få motivation og positiv udvikling i organisationen. Det gør vi ved at have tilstrækkelige kompetencer, er velvilligt nysgerrige og har høj integritet. Her kan tidsregistrering blive et nyttigt værktøj, der hjælper os med at lede os selv, så vi får sat klare ramme uden detailstyring og afrapportering. På den måde får vi gode rammebetingelser og frirum til at yde vores bedste.
Det vækster vores tillid, motivation og et bedre arbejdsmiljø. Og det må da være den største drøm for medarbejdere og frivillige?
Brugt rigtigt bliver tidsregistrering ikke en trussel mod Folkekirkens åndelige og menneskelige værdier, men et værktøj til at styrke tilliden og trivslen ved at skabe gennemsigtighed, reducere stress og forbedre planlægning.
Vores mindset må have fokus på at give medarbejderne ejerskab ved at involvere dem i processen og forklare formålet. Sådan skaber vi en fælles forståelse og får opbakning til hvad måling af arbejdstid skal bruges til. Når vi lykkes med en åben og positiv tilgang til tidsregistrering, sikrer vi, det bliver et redskab til læring og udvikling – ikke overvågning og kontrol.
Som altid har humor en forløsende plads – også i tidsregistreringens verden. Små udfordringer og ineffektiviteter kan løses med samlende humor og en kreativ idé. På denne måde kan vi fortsætte med at opfylde vores kald om at hjælpe og følges med mennesker i alle livssituationer. Sådan bevarer vi en sund og velfungerende arbejdsplads, der smitter af på vores frivilligbårede menighed.
Henrik Engelbrekt Refshauge
Ledelses- og kirkekonsulent
Confidentia.dk og LeadWithTrust.net
samt kirkemusiker og kirke- og kulturmedarbejder i Sindbjerg Kirke
